Partiendo de nuestra charlar anterior, en el artículo de Smart Working, ya hemos encontrado nuestro ritmo, nuestros picos y valles de energía y organizamos nuestro día en base a esto, acomodando las tareas más demandantes cuando rebozamos de energía y aquellas que más rutinarias y/o exigentes cuando ya la estamos con el tanque de reserva y avanzamos en piloto automático.
Pero esto no suele alcanzarnos para poder cumplir con todas nuestras tareas del día, por lo que hoy haremos foco en qué más podemos hacer para optimizar nuestro tiempo.
- Desterrar el mito de ser Multitasking.
Muchos de nosotros nos creemos capaces de hacer varias cosas a la vez, por lo que saltamos de una tarea a la otra creyendo que vamos avanzado con todas ellas, ¡Pero no! Esa es una gran trampa porque al final de día, resulta que por lo general no terminamos ninguna o sólo alguna de ellas.
Entonces el tip es encarar una tarea a la vez, terminarla y recién ahí pasar a la próxima. ¡¡Aunque no lo creas, esto es mucho más efectivo!!
- Siguiendo lo explicado en el punto anterior, dividí tu día en bloques. Por ejemplo,
- 9 a 11hs: Escribir artículos para la semana
- 11 a 12hs: responder mails
- 12 a 13hs: Dar seguimiento a propuestas comerciales enviadas
- 13 a 14hs: Almuerzo
- Etc, etc, etc.
El segmentar tu día por actividades, evita que saltes de una cosa a la otra y te disperses.
- Somos seres visuales, nuestro cerebro trabaja muchos mejor con imágenes, por lo que plasmar todas tus tareas del día en una lista o en papelitos pegados en un tablero, nos ayuda a:
- Liberar recursos de nuestra cabeza, que ya no debe recordar qué hay pendiente y qué no.
- Nos permite ordenarnos
Además, cada vez que completás una tarea de la lista, ¡Tachala! (¡en el próximo punto te explico por qué!)
- El efecto Ziegarnik (¡la importancia de lo hecho!): El humano necesita cierres. Si no lo hay cierres, hay ruido. Si hay ruido, hay ansiedad. Así, siguiendo el punto anterior, el poder tachar cada tarea de la lista al finalizarla, nos genera paz mental, nos baja la ansiedad y nos da un empujoncito motivador para seguir adelante con la siguiente.
- Identifica y rapta a tus ladrones del tiempo: A todos nos pasan cosas que nos interrumpen y sacan de la planificación del día. Mensajes, llamados, reuniones de último momento, mails, etc.
En base a tu experiencia, identifica cuáles son esas cosas que más tiempo te roban e intenta acallarlas al menos por un rato, ¿Cómo? Asignándole tiempo a cada cosa…Por ejemplo, al ponerte a trabajar con una tarea, silencia tu teléfono (el tiempo que puedas) para que ningún mensaje te interrumpa. - Siguiendo el punto anterior y buscando hacer foco y concentrarnos te presento al famoso método, POMODORO!
Este método consiste en trabajar de a bloques de a 25 minutos haciendo foco en una única actividad y raptando durante este a todos tus ladrones del tiempo. Luego de este bloque, te tomas 5 minutos de pausa para descansar, mirar si te llego algún mensaje importante, llamada perdida, un café, etc.
Luego de esa pausa, volvemos a un bloque de trabajo seguido de otra pausa y así hasta completar un máximo de 4 bloques de trabajo. Y al finalizar éste último, nos tomamos una pausa de entre 15 y 30 minutos antes de volver a pomodorear 😉
- Matriz de Eisenhower: Y el último consejo de hoy es de priorizar tus tareas para saber en cuáles realmente necesitas hacer foco y cuáles pueden quedar para otro momento o incluso podemos dejar de lado. Para esto, te invito a que uses la matriz cuya creación atribuyen al 34vo presidente de los EEUU Dwight Eisenhower. La historia cuenta que, durante su presidencia, usó éste método para llevar adelante y manejar exitosamente las demandas de la guerra fría, la guerra de corea y la creación del sistema interestatal de autopistas, por lo que estimo podría servirnos. 😉
¿En qué consiste este método? Simplemente en el uso de las variables, URGENTE e IMPORTANTE, quedando la siguiente matriz de acciones.
Así, según se explica en el mismo gráfico, nuestras tareas quedarán ordenadas por su relación de Urgencia/Importancia, en 4 categorías en orden decreciente a saber:
– Hacer YA!
– Planificarla (o sea, asignar tiempo en agenda para hacer esta tarea).
– Delegar a alguien más y si no podés, planificarla con mejor prioridad.
– Dejarla para el final, para hacerla si tenés tiempo y ganas.
Espero estos tips te ayuden a optimizar al máximo tu tiempo y no trabajar cada día más fuerte, sino más inteligente!!
Lic. Jonatan Gutman
Especialista en Relaciones Humanas
Staff Planearte
